Система управления заказами

Заказ представляет собой предложение потребителя (торговой сети, отдельного магазина) производителю или поставщику изготовить и поставить ему товар (продукцию или услугу) в соответствии с его потребностью. Заказ должен содержать сведения о запрашиваемых товарах (услугах), сроках его выполнения, условиях оплаты и пр. Заказ обычно оформляется документально и считается принятым после акцепта (подтверждения).

Заказу продукции предшествует планирование потребности в товарах с использованием методов прогнозирования на основе статистики продаж прошлых лет. Как видно из рис. 5.1, заказ на поставку товара является лишь одним из звеньев цикла пополнения товарного запаса как отдельного магазина, так и торговой сети в целом.

Создание заказов является четко регламентируемым и контролируемым процессом. Регламентация осуществляется путем разработки специальных правил и графиков для заказа товара, а контроль – путем отражения каждого заказа в информационной системе компании.

Отдел управления заказами контролирует процесс формирования всех заказов, классификация которых приведена в табл. 5.1.

Товары в магазины торговой сети поступают как от внешних, так и от внутренних поставщиков. Внешними поставщиками являются контрагенты, связанные с компанией договорными отношениями, к внутренним поставщикам относятся используемые компанией распределительные центры или склады (собственные или наемные).

При централизованном управлении заказами применяются два вида заказов:

• автоматический заказ, при котором все данные, необходимые для расчета количества заказываемого товара, берутся из информационной системы. Обработка этих данных осуществляется по индивидуальным алгоритмам с учетом таких параметров, как: текущие остатки, темпы продаж за предыдущие периоды, сезонность.
• автоматизированный заказ, при котором информация о потребностях в пополнении запасов (заказы от магазинов) поступает от всех розничных объектов на основе информации о реальных товарных остатках и консолидируется в заказах поставщикам.

В случае использования централизованной архитектуры информационной системы данный процесс происходит в реальном режиме времени и позволяет РЦ или отделу закупок оперативно отреагировать и удовлетворить сформировавшуюся потребность. Имея альтернативу размещать запас на вспомогательных площадях магазина или пользоваться услугами складов и распределительных центров, торговые сети выбирают последнее.

При использовании метода перевалки (кросс-докинга) экономически эффективным является одновременное формирование централизованного заказа всеми магазинами торговой сети, что укрупняет партию поставки.

Вместе с тем существуют естественные ограничения на создание централизованного заказа, который целесообразен только при условии ограниченности ассортимента, поставляемого через распределительный центр, и хорошей предсказуемости спроса на товар. В процессе роста объема товарооборота распределительного центра, количества номенклатурных позиций и поставщиков минусы централизации заказов становятся все более очевидными.

Следовательно, необходимо создавать список товаров к заказу на ежедневной основе. Дополнение системы прогнозирующими алгоритмами позволяет перейти к автоматическому заказу, когда система сама определяет, какие продукты и в каком количестве заказать.

Опыт торговых сетей показывает, что по мере их развития – увеличения количества торговых комплексов в их структуре и региональной экспансии, происходит переход от централизованной системы заказов к децентрализованной.

Децентрализация функций – задача, которая решается в настоящее время Х5 Retail Group. Происходит отделение коммерческой и логистической служб дискаунтеров «Пятерочка» от аналогичных служб других форматов. Интеграция бизнеса в 2006 г. началась с объединения закупок, IT-системы и логистических ресурсов. Централизация управления всеми форматами Х5 Retail Group была признана ошибкой.

С 1 июня 2013 года пять распределительных центров в Московской области перешли в управление «Пятерочки». Децентрализация логистики обеспечит торговым сетям различных бизнес-моделей требуемый уровень логистического обслуживания.

Новая модель логистики призвана повысить частоту поставок, сократить сроки доставки и повысить уровень обслуживания. В Московской области в результате внедрения новой модели уровень обслуживания вырос с 90 до 94%, а оптимизация маршрутов поставок позволила сократить средний километраж пробега транспортных средств на 20%.

Причинами отказа от системы централизованного заказа являются:

• следование стратегии роста, что проявляется в увеличении количества торговых комплексов сети и наращивании ассортимента;
• отличие ассортимента каждого торгового комплекса;
• специфика предпочтений покупателей в разных регионах, в том числе вызванная экономическими факторами;
• необходимость разделения ответственности;
• стремление повысить уровень обслуживания покупателей.